planificateur/planificatrice de congrès et d'événements spéciaux

Nombre de participants

• De 10 à 49 participants

Responsabilités

Tâches

• Élaborer des plans de gestion des risques
• Promouvoir des services de congrès et de réunion ou d'événement spécial
• Élaborer et contrôler des plans de sécurité d'urgence
• Inspecter et choisir des locaux
• Élaborer des plans de publicité et de communication
• Préparer, présenter et gérer des budgets
• Établir des procédures financières
• Mettre au point des programmes de parrainage, de partenariat ou de levée de fonds
• Solliciter des dons en marge d'événements
• Examiner des soumissions et négocier des prix
• Aider à la préparation des budgets
• Aider à choisir des locaux et suivre le cours des événements
• Coordonner et contrôler des activités dans le cadre de congrès et de réunions et suivre le cours des événements
• Coordonner des services aux médias
• Coordonner des systèmes de montage, de préparation de scènes, d'attribution de sièges, de stationnement, de communication et accomplir d'autres tâches spécifiques en marge d'événements spéciaux
• Obtenir des confirmations auprès de conférenciers et en assurer la coordination
• Mettre en application des systèmes d'inscription
• Organiser des activités sociales et des services de restauration, de transport et d'autres services
• Mettre en place des équipements multi-médias et les contrôler ou en assurer la mise en place et le contrôle
• Planifier et mettre sur pied des services d'hébergement et de transport
• Planifier et organiser des foires commerciales et des expositions
• Élaborer des systèmes d'inscription et des outils d'information
• Faire de la recherche et concevoir des programmes d'événements spéciaux
• Planifier des services de traduction et d'interprétation
• Réserver des locaux pour le personnel de bureau
• Élaborer des politiques et des procédures et accomplir d'autres tâches de gestion
• Préparer des rapports financiers finaux et d'autres rapports
• Gestion de la logistique des événements
• Planifier et superviser des séminaires en ligne
• Déterminer les besoins en matière de ressources humaines
• Élaborer et mettre en oeuvre des plans d'entreprise

Expérience et spécialisation

Systèmes de gestion (sig ou bd)

• Google Docs
• MS Access
• MS Excel
• MS Office
• MS Outlook
• MS PowerPoint
• MS Word
• MS Windows

Domaine d'expérience de travail

• Entreprise
• Organisme de services communautaires
• Centres de conférences
• Hôtel, motel, centre de villégiature
• Installations à destination diverse
• Association ou organisation professionnelle
• Associations touristiques
• Associations commerciales

Renseignements supplémentaires

Information de transport et de voyage

• Permis de conduire valide
• Disposé à voyager pendant de longues périodes
• Transport public disponible

Qualités personnelles

• Précis
• Attitude axée sur le client
• Relations interpersonnelles efficaces
• Excellente communication orale
• Excellente communication écrite
• Flexibilité
• Sens de l'organisation
• Esprit d'équipe

Avantages sociaux

Avantages santé

• Régime de soins dentaires
• Prestations d’invalidité
• Régime de soins de santé
• Prestations des soins de la vue

Avantages financiers

• Assurance de groupe
• Assurance-vie
• Kilométrage payé