adjoint administratif/adjointe administrative Vérifié Cette offre d’emploi a été publiée directement par l’employeur sur le Guichet-Emplois.

Milieu de travail

• Construction
• Disposé à déménager

Responsabilités

Tâches

• Coordonner le flux de renseignements au sein de l’équipe
• Diriger et contrôler les opérations quotidiennes
• Évaluer les opérations quotidiennes
• Ouvrir et distribuer le courrier et d’autres documents
• Superviser d'autres travailleurs
• Donner de la formation à d'autres travailleurs
• Enregistrer et rédiger des procès-verbaux de réunions, de colloques et de conférences
• Mettre sur pied des méthodes administratives
• Fixer et confirmer des rendez-vous
• Répondre au téléphone et transmettre les appels et les messages
• Répondre aux demandes de renseignements par courrier électronique
• Commander des fournitures de bureau et garder un inventaire
• Accueillir les personnes qui se présentent, les diriger vers l'employé ou le service approprié
• Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information
• Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents
• Effectuer de l'entré de données
• Entretenir et gérer des bases de données numérales
• Effectuer des tâches générales de comptabilité
• Effectuer des activités à caractère administratif des établissements
• Administrer les politiques et les pratiques concernant la divulgation de dossiers pour donner suite aux demandes d'accès découlant des lois sur l'accès à l'information et sur la protection de la vie privée
• Examiner et évaluer les nouvelles procédures administratives
• Coordonner et planifier les services administratifs, tels que les besoins en locaux, les déménagements, le matériel, les fournitures, les formulaires, la disposition des biens, le stationnement et les services d'entretien et de sécurité
• Aider à la préparation du budget d'exploitation, assurer le contrôle des stocks et le contrôle budgétaire
• Rassembler les données et préparer des lettres, des manuels et des rapports périodiques et spéciaux

Fonctions et activités des superviseurs

• 3 à 4 personnes

Expérience et spécialisation

Systèmes de gestion (sig ou bd)

• MS Excel
• MS Outlook
• MS PowerPoint
• MS Windows
• MS Word
• MS Office
• Courrier électronique
• Chiffrier électronique

Renseignements supplémentaires

Sûreté et sécurité

• Cote de sécurité de base
• Vérification de casier judiciaire

Information de transport et de voyage

• Possède un moyen de transport
• Possède un véhicule
• Disposé à voyager à l'occasion
• Disposé à voyager régulièrement
• Permis de conduire valide
• Transport public disponible

Conditions de travail et capacités physiques

• Capacité à travailler de façon indépendante
• Milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide
• Travail sous pression
• Délais serrés
• Souci du détail
• Volume de travail élevé
• Travailler en quasi-autonomie

Qualités personnelles

• Capacité d'effectuer plusieurs tâches simultanément
• Excellente communication orale
• Excellente communication écrite
• Flexibilité
• Sens de l'organisation
• Esprit d'équipe
• Fiable
• Capacité d'adaptation
• Sens des responsabilités
• Diligence raisonnable
• Capacité d'apprendre rapidement

Avantages sociaux

Avantages financiers

• Prime

Avantages à long terme

• Prestations de maternité et parentales

Autres avantages

• Stationnement gratuit disponible
• Autres avantages