Chargement en cours, veuillez patienter...

adjoint administratif/adjointe administrative - bureau

Appellation affichée sur Jobillico - Adjoint administratif

Publiée le 12 décembre 2024 par Renseignements sur l’employeur Ville de Shawinigan

Renseignements sur l’emploi

ADJOINT·E ADMINISTRATIF·VE - INGÉNIERIE Poste permanent, temps plein, col blanc L?endroit où devra normalement se présenter au travail la personne candidate, sans toutefois que cette indication restreigne la Ville à le modifier, est au Service de l?ingénierie situé au 444, 5e rue de la Pointe à Shawinigan. Relevant du directeur du Service de l?ingénierie, tu assumeras la responsabilité du secrétariat et fournirez le soutien nécessaire au bon fonctionnement du service. Tu devras notamment :<ul><li>Accueillir, renseigner et diriger les citoyens, les employés et les visiteurs;</li><li>Répondre au téléphone, filtrer ou acheminer les appels et donner de l?information;</li><li>Rédiger, à partir d?indications sommaires, des lettres, des communiqués, des notes de service, des tableaux, des rapports, des devis, etc.;</li><li>Réviser, corriger et mettre en page différents documents;</li><li>Assurer la transmission de documents relatifs aux appels d?offres et leur parution sur les médias d?information;</li><li>Préparer des communiqués (appels automatisés) et alimenter le site « Info-travaux »;</li><li>Gérer, selon les instructions, l?agenda du directeur et des chefs de division;</li><li>Veiller au suivi des requêtes adressées au service (Accès Cité);</li><li>Préparer et vérifier les sommaires décisionnels ainsi qu?en assurer le suivi;</li><li>Ouvrir des dossiers et classer des documents électroniques et papier;</li><li>Vérifier, codifier et faire approuver les factures pour paiement;</li><li>Cueillir, traiter et distribuer le courrier;</li><li>Préparer des réunions (convocations, réservations de salles, ordres du jour, documents), y assister au besoin et rédiger des comptes rendus;</li><li>Procéder aux commandes et aux réquisitions pour du matériel et des services;</li><li>Mettre à jour les divers calendriers électroniques;</li><li>Vérifier les feuilles de temps des employés du service;</li><li>Effectuer toute tâche connexe demandée par ta supérieur immédiat.</li></ul> <ul><li>Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou toute autre formation jugée équivalente;</li><li>Détenir un diplôme d?études secondaires V (DES) ou l?équivalent reconnu par les autorités compétentes;</li><li>Posséder un minimum de deux (2) ans d?expérience pertinente;</li><li>Avoir une excellente connaissance du français, tant à l?oral qu?à l?écrit;</li><li>Bien maîtriser les logiciels de la suite Office;</li><li>Posséder une bonne connaissance des logiciels Acrobat Reader et Access (un atout);</li><li>Être en mesure de rédiger des documents et de la correspondance;</li><li>Posséder une dextérité, une rapidité et une précision dans le traitement des textes, des rapports et des documents;</li><li>Démontrer une grande facilité de communication verbale et écrite;</li><li>Être autonome, organisé, rigoureux et faire preuve d?un très bon sens de l?initiative;</li><li>Entretenir d?excellentes relations avec les collègues de travail et posséder des aptitudes marquées pour le service à la clientèle;</li><li>Être capable d?accomplir un travail de grande qualité, d?identifier les priorités et de s?adapter aux demandes urgentes.</li></ul>